ヒューマンエラーをソフトで防止

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NEWS

2017年12月14日
転ばぬ先の杖としてのセキュリティーソフトを更新。
2017年12月14日
セキュリティー意識の向上を更新。
2017年12月14日
情報漏洩事故を未然に防ごう!を更新。
2017年12月08日
誤送信対策としてのセキュリティーソフトを更新。

アナログ手段のようだけどこれが実際効果的誤送信防止

友達同士のメールを間違って送信した場合、笑い話で終わることもありますが、関係にヒビが入ることもあります。これが仕事関係のメール誤送信だったら、まず笑い話ではすまないことになります。そのためにも確実を期したいメール送信ですが、メールセキュリティソフトによってこれを防ぐことが可能です。最も安心なのは、このソフトを導入することです。

しかしそこまではという人には、アナログ手段と言う感じではありますが、別の方法もあります。メールの設定を変更して、送信ボタンを押してもすぐには送信しない設定にするのです。こうするとこのメールはすぐには発信されず、送信トレイの中に入ることになるのです。送信するためにはもう1回、送信ボタンを押す必要が出来るので、ここで再度のメールチェックができることになるのです。メール誤送信の問題だけでなく、内容も再チェックできますので忙しさに紛れてのトラブルも減ることになります。

実際にはメールセキュリティソフトなどに任せたほうが安心なのですが、こういった自力でのメール誤送信回避も、自分の仕事を見直すという点で有効ではないでしょうか。実際、内容まで見直せますので何かの誤りがあっても書き直しが出来るのが強みです。

メールの誤送信を防ぐために必要なものとは?

メールの誤送信は非常に恐ろしいものです。プライベートでももちろんですが、ビジネスシーンでは個人や企業の情報の漏洩など、大きな問題に発展してしまうこともあります。そんなメール誤送信を防ぐために必要なものとは何なのでしょうか?
メール誤送信はうっかりや確認忘れなど、人的ミスで起こってしまいます。そしてそのミスは、取り返しのつかない事態を招いてしまいかねないのです。これはどのようなオペレーションを行なっていても、新人教育を行なっていても起こり得るものです。
メール誤送信を防ぐためには、何が必要なのでしょうか?もっとも手っ取り早い方法として、ダブルチェック、トリプルチェック態勢を作ることです。メール送信をする前に直属の上司や専属部署の人間にチェックしてもらい、不備や送信先のミスがないかをチェックしてもらうのです。しかし、流れ作業になってしまうとこのチェック方法でも誤送信は起きてしまいます。
そこで、メールセキュリティソフトの導入を検討してみてもいいかもしれません。セキュリティソフトには色々な種類がありますが、送信してもすぐには送信されず、専用の送信ボックスに送られるタイプのものや、送信から設定した一定時間が過ぎるまでは送信されないなど、キャンセル処理が出来るタイプのセキュリティソフトがあります。このようなソフトを導入することで、メール誤送信による情報漏洩問題を解決することが出来るでしょう。

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