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2017年12月14日
転ばぬ先の杖としてのセキュリティーソフトを更新。
2017年12月14日
セキュリティー意識の向上を更新。
2017年12月14日
情報漏洩事故を未然に防ごう!を更新。
2017年12月08日
誤送信対策としてのセキュリティーソフトを更新。

メールセキュリティソフトでメール誤送信の対策を

ビジネスで働くのは人間ですから、ついうっかりしてしまってメールの誤送信をしてしまうこともあるでしょう。しかし、メール誤送信によって取引先以外に情報が流出してしまうと下手をすれば莫大な賠償金を支払うことにもなりかねません。社内でメールを出すときのルールを作っても、結局ミスはなくなりません。
そこでおすすめするのがメールセキュリティソフトの導入です。メールセキュリティソフトを使えば様々な機能を使用することができますが、例えば、メールの誤送信を予防できたり、万が一誤送信してしまっても大丈夫なように、重要なデータが入った添付ファイルに自動的にパスワードロックをかけたりすることができます。
メール誤送信を防ぐための機能の主な特徴は、メールを送信する直前に誤送信ではないかどうかをポップアップで確認できるようになったり、メールを社外に送信する際、サーバーに一時的に保留し、送信者とは違う人にもメールの内容が確認ができるようになることなどがあります。メール誤送信による情報の漏洩の原因は小さなことばかりです。なので、個人による確認は当然として、さらにメールセキュリティソフトを利用することで情報漏洩の対策を何重にもすることが大切です。

メールセキュリティソフトが提供する機能

メール誤送信は、時に深刻な問題になることがあります。そこでメールセキュリティソフトを導入することによりメール誤送信を減らそうという取り組みがなされるようになりました。

メールセキュリティソフトの機能としては、細かいところはソフトごとに異なりますが、大まかには「本人による確認」「第三者による確認」「システムによる確認」の組合せで誤送信を防ぎます。

「本人による確認」の機能としては、メール送信時に、送信先アドレスや送信内容などが記されたポッポアップが表示され、チェックボックスにチェックを入れさせるなど再確認をさせることにより、メール誤送信を防ぎます。また、メールを直ちに送信せずに、時間をおいてこの確認用のポップアップ画面が表示されるものもあります。

「第三者による確認」の機能としては、メール送信時には必ず指定された第三者を経由し第三者の承認がなければメールが送信できない機能などがあります。第三者がチェックすることにより、メール誤送信を防ぎます。

「システムによる確認」の機能としては、メールを送信できる宛先を制限する機能や、AIを活用してメール誤送信の疑いがあるものを抽出し送信者に確認する機能などがあります。

これらの3つの機能を組み合わせて誤送信防止を試みますが、メール送信の手間が増えてしまいますので、ドメインによりチェックを厳しくしたり甘くしたりする機能も提供される場合が多いです。

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